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2018年3月15日(木)
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形式的ではなく感情を伝えるメールを送りたい

こんにちは!ホームページ制作Fの花宮です。
先日、素晴らしくメール対応が良い方と出会い、
どうしてそんな対応ができるのか、数人で分析をしました。
恐れ多いことに、私もメール対応が良いと言って頂き、その会議に加わりました。
そう言って頂いたことは、純粋にとてもとても嬉しかったです!


けど、自分の書いてるメールってどこがいいんだろう。
何を考えて書いているんだろう。と思うと、
すぐにはっきりとした答えが出てきませんでした。
そこで、自分への整理の意味も込めて、
メールについて思うことを書いてみます。


メールで一番重要だと思うことは、
相手が次に思うこと先回りして伝える事が出来ているか、です。


例えば、お客様との打ち合わせ日時を決める時、
ご都合の良い日はいつですか?と聞かれた場合には、


○○日なら空いています。
+
・弊社の住所はここです。とGoogle map付きで送ってあげる。
・交通機関によってのアクセス方法、どこまでお迎えに行くのかを伝える
・宿泊先は確保していますか。確保していなければ地元でオススメの宿泊先を伝える。


などなど、自分がお客様の立場だったらと考えると、
気になることがたくさん出てきます。それを一つずつ伝えてあげるイメージです。
メールのやり取りは、1通返すだけでも
お客様そして自分の時間を使ってしまいます。
気持ちの良いやり取りができる大前提として、これは必須です。


その他には、
・書いてくれたことには、例え質問ではなくても全て何かしらの返事をすること


・堅いビジネスメールの中に自分なりの考えを書いてただ機械的に返さないこと
「お世話になります。」「ありがとうございました。」「どうぞよろしくお願いいたします。」
などのテンプレだけでメールが終わることは基本的にしないです。


・純粋褒められたら喜びの感情を伝え、
悪いことをしたら心から謝り、良いと思ったものは正直に褒めること、
案外これは送らない方が多いと感じています。
人間ですから、相手がどう思っているのかはやっぱり知りたい所です。
私は形式だけでなく、気持ちを伝えくれた方が嬉しいので、
許されるかどうかは別として、出来るだけそうしています。


と書いていると、それってFでいつも送るようにしてるメールじゃん!
という事に気づきました笑。
それもそのはず、私はFに入るまではメールというものを
送ったことがありませんでした!


何にしても、出来るだけ自分の感情を書くようにしています。
今日はお客様を「さん」付けで送ってしまい、
「様」付けで送れ、と注意されてしまいました。
ビジネスの場ですから、フレンドリーになりすぎるのも良くないですね。
感情を出すメールを書いてると、塩梅が難しいです。
まだまだみんなのメールを見て勉強です。


今週は中津のお客様のもとへ、望月と出張に行きました。
望月が外に出るのは2年以上ぶりだと思います。
そして、相変わらずの望月節にいつも驚愕・尊敬です!!
お客様にここまで言えるのはすごい・・・
お客様も言ってましたが、損得考えてないからこそ言える、その通りだと思いました。

おいしいおいしい唐揚げも頂き、充実した出張でした。
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