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2017年6月 8日(木)
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新人さんの指示の仕方

いつもお読み頂きありございます。ホームページ制作F望月聡です。

昨日は新人さんが落ちこぼれになっていたので、
席替えをして仕組みを一新しました。
一新するときには私たちは
必ず社内の仕組みマニュアルを更新します。
ルールを作ることで、同じミスが減っていきます。
参考にして頂けると幸いです。

新人さんの指示の仕方
・新人さんへ指示をする際の注意点
新人さんへの教え方、仕事の振り方が悪く、とても辛い思いをさせてしまいました。

社長から名刺作成の指示を頂いたのですが、
深く考えることをせずに、ただ情報を少し追加する程度という判断をしてしまい、
新人さんにそのまま振ってしまいました。

本来なら、Fのリニューアルサイトと、
名刺との表現のギャップに気付かないといけませんでした。

今まで、何度も言われてきたことなのですが、
しっかりと考えることができておらず、本当に申し訳ないです。
新人さんが育たないと、会社として機能することが出来なくなります。

今回の原因としては、
・与えられた仕事に対して、深く考えずにそのまま仕事を振ってしまった。
・責任者(新人さんの教育担当)がハッキリしていなかったため、責任が新人さんに集中していた。
・ページを作る目的とか全体像をしっかりと説明できていなかった
・細かいところまでデザインを見てあげれてなく修正回数が増えてしまった
という所にあると思います。

対策として、考えたものを以下に古庄さんが書いてくれました。
20170607 小島花宮

1.なぜそのデザインをするのかを考えて共有する。
新人さんは、デザインをしたことがないので先輩方がわかっていることをすべて理解することは困難です。
ただの修正でもデザインをすることには変わりないので、作る目的(なぜ修正が必要なのかなど)を共有して
どういう風にしていきたいのか新人さんが理解できるまで全体像を共有していきましょう。
そのためには、先輩もしっかり把握しておく必要があるので、自分の把握がしっかりできてから伝えるようにしましょう。
漠然と、適当に差し替えてください。文字を変更してください。色を変えてください。では、新人さんは
ただ変えればいいんだ。変えるだけならデザインなんて考えなくていいんだと思ってしまいます。
そういう風にして出来上がったデザインは全部没になりますので、きちんと新人さんにも
伝わるように指示してあげてください。
新人さんも分からないことは理解できるまで聞くようにしましょう。
最初は分からないことがわからないという状況もあると思います。
分からないことが出てきたらその都度聞くようにしましょう。

2.新人さんには、指導者をつけ、指導者は新人さんのデザインを責任もって確認する。
新人さんは、自分一人ではデザインを完成させることはできません。
分からないことは指導者に積極的に聞くようにしましょう。
指導者は、聞かれたら自分がデザインしているものだと思って責任もってアドバイスをしてあげましょう。
自分が出しても恥ずかしくないデザインを一緒に作ってあげてください。
新人さんだから、自分の仕事じゃないからと無責任にならないでください。
新人さんが気が付かない細かい所まで見てあげましょう。
もし、指導者にここを変更したほうがいいと言われてなぜと疑問を持ったらその理由を聞きましょう。
自分がそういう風にデザインした理由も伝えられれば伝えてみましょう。
新しい学びを深めることができるかもしれません。

3.新人さんは考えて煮詰まったら指導者にアドバイスをもらう。
自分で考える力を伸ばすのも重要なので、できることろまでは自分の力でやりましょう。
でも、自分ではこれ以上どうしたらいいのかわからないと感じたら遠慮せず指導者に聞きましょう。
指導者は、それをちゃんと聞いてあげてアドバイスをしてあげましょう。
全てを教えるのではなく、その人なら考えて解決できる時は、もう少し考えてみてと言ってもいいでしょう。
1人1人にあった指導をしてあげましょう。
指導者は、新人さんをほったらかしにせず、11:50~と16:50~の10分会議をうまく使って
今の進捗状況などを確認してあげましょう。アドバイスできることがあればしてあげましょう。

4.最終確認は、担当者に指示をあおぎましょう。
新人さんがする仕事は、ほとんど先輩方の補佐の仕事になります。
担当者が作っているセカンドページ・バナー・SEOなどが主になります。
最初にラフを作成しますが、このラフをきちんと作って担当者にOKをもらいましょう。
ラフからデザインにすると少しずつ変化していってしまいますが、ラフは重要なので
しっかり作って担当者に見てもらいましょう。
ラフの責任は、ラフを確認した担当者にあります。責任をもって細かい所まで見てあげましょう。

新人さんからデザインを見て欲しいと頼まれることは先輩にとって、とてもありがたいことです。
感謝の気持ちを常に持ち、しっかり親身になっていいデザインになるようアドバイスしていきましょう。

のちに、新人さんが育てば先輩の仕事をまかせられるようになり、
先輩はその時間を使ってさらに新しい仕事に挑戦できるようになります。
しっかり新人さんに仕事の仕方を伝えて確実に育てていきましょう。

・新人さんのデザインを確認する過程
1.新人さんがラフを書く(どんな小さなページでも書きましょう。)
2.新人さんの書いたラフを担当者が見る。(細かいところまで責任をもって見ましょう。)
3.OKが出たラフを見ながらデザインをしていく。(煮詰まったらその都度指導者にアドバイスをもらいましょう。)
4.出来上がったら指導者に一度見てもらう。(自分のデザインだと思って責任もって細かい所まで確認しましょう。)
5.指導者のOKが出たら担当者に一緒に見せに行く。(新人さん・指導者・担当者の3人で確認しましょう。)
6.完成したら、社長に見せに行く。

20170607 古庄追記


新卒の人でも、この業界で経験のある人でも、Fに入ればみんな新人さんです。
右も左も何もわからない状態です。
そこで、頼れるのが先にFに入った先輩達。
先輩は的確な指示を新人さんにしないといけません。

的確な指示をするためには、物事をちゃんと理解し、うまく伝えなければなりません。
自分のした事のない作業、理解が浅い作業は必ず社長か分かる人に確認をしましょう。
曖昧なままでは、意図は伝わらず方向性がズレていってしまいます。

まずは、相手のレベルを考え、どこまで準備をして仕事をお願いするのか考えます。
入ったばかりの人には事細かに説明をし、2,3ヶ月経っている人はある程度任せてお願いします。
どちらにしても、何をしてもらうかの大まなか全体図は示しましょう。
ゴールがわからずに闇雲に進めるのは、終わりが見えずツライ作業になります。
デザインの確認などで自分一人では判断がつかない場合、他の人の力をかりましょう。

新人さんは、先輩の指示こそ正解だと思っているので、
間違った指示を続けてしまうと、やり直す羽目になってしまいます。
終わったと思う作業をやり直すのは、体力をかなり浪費します。
先輩が悪いことでも、新人さんは罪悪感を感じてしまうので、
お互いの信頼関係のためにも、言葉に責任を持ちましょう。

また、新人さんは遠慮をしてしまって自分から聞くことが出来ない場合があります。
ふりっぱなしにせず、最初のうちは積極的に声を掛け状況を確認しましょう。
進んでいるなら良し、進んでいなければ一緒に考えてヒントを出して上げたりしてください。

自分が新人だった頃、先輩が何をしてくれたか、
どういう指示をしてくれたか、こういう事に気をつかってほしかったなど
良い悪い関係なしに思い出し、自分の思い描く理想の先輩像を目指しましょう!


・割り込みの仕事をお願いする場合
新人さんに割り込みの仕事を入れたい時には、
基本的に進捗担当(小島くん、丸井さん)両方に相談をしてからにしましょう。

今回、私の進捗を管理してくれている方にしか伝えておらず、
2人で判断してもらう環境を作っていませんでした。
ちゃんと伝えていたら未然に防げた事だったかもしれません。
新人さんに振らなくて良い仕事を振ってしまって無駄な時間を作ってしまったので、
振る立場としてもっと責任感を持たないと行けないと感じました。


・新人さんの成果物の確認
新人さんの成果物の確認は、指示者ではなく基本的に新人さん担当がします。
(いまだったら 薬師寺さん←中園さん 植木さん←下川さん)
新人さん担当のOKがでたら、指示者に聞くような流れでお願いします。

20170329 花宮追記

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