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2016年5月 4日(水)
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ルールを守ることが迷惑をかけないことにつながる

人に迷惑をかけない


お疲れ様です。ホームページ制作Fの小島です。


GWの中日である5月2日は対応に追われてしまい
本来するべき仕事がまったく進まない日となってしまいました。


その理由としては、会社で作ったルールを守っていなかった事にあります。
日々の仕事が忙しくなるとその場しのぎの対応をしてしまうことがありました。
それが積み重なると、ある日お客様の怒りに変わりそれが自分へと降ってきます。


対応に追われてしまう理由①


お客様からいただいた更新などの仕事をいつまでにやるのか明確にしていませんでした。
これがどうなるのかというと、いつまでに対応をしてくれるのかわからないので、
お客様は不安になり、それが積み重なると怒りに変わり連絡をしてきます。


そうなると、その日のうちに対応していかないと、不信感は取れませんので、
対応に追われる形で本来の仕事を進めることができなくなります。


または、お金を請求することができた仕事であっても、
追われる対応になるとそれもできなくなり自分の首を締めることにつながります。


あとは、対応ごとなどは電話ではもらわずにメールでのやり取りを徹底して、
言った言わないといういざこざを無くすために記録として残すことも必要です。


●対応日時は明確に決める
●電話ではなくメールでもらい記録に残す


対応に追われてしまう理由②


見積りをした後は直ぐに電話をかけて誤解させないようにする。
特に金額など大きくなった時や、最初に提示した見積りから変わった時など、
お客様が誤解しないようにしっかりと説明することが必要になります。


電話だけではなくまずはメールにてしっかりと説明します。
その時には、まずは無料で対応できることがないのか、
無料ではなくても低価格で代わりのものはないのかなどを先に提示することで、
「お金をかけないとこの問題は解決しないのか」といったような誤解を与えなくて済みます。


●まずは無料で代りの対応ができないか提示する
●見積りの後は電話する


対応に追われてしまう理由③


①ともつながってくるのですが、報告を怠ってしまうと
相手にどれだけ仕事が進んでいるのか伝わらないので、
それが不安につながりクレームへとなっていきます。


これは私もまだ出来ていない部分が多いのですが、
定期的な報告や状況の確認、仕事の進捗具合など、
お客様とも共有することで、お客様も不安は少なくなります。


●現状の報告をする
●放置しない


5月2日に対応に追われて改めてルールの大切さを感じることができました。
ルールを守ることで社員、会社、お客様に迷惑をかけずに仕事をしていけます。


Fの社風「人に迷惑をかけない」の意味を理解できた瞬間でもありました。


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